دفتر مدیریت پروژه

راه اندازی دفتر مدیریت پروژه

این دفتر وظیفه برنامه ریزی و مدیریت منابع و سیستم پروژه و همچنین سازمان را برعهده دارد.به طور کلی استانداردسازی و چارچوب کلی سازمان و پروژه ها توسط دفتر مدیریت پروژه صورت میگیرد. مدیر بالاسری دفتر مدیریت پروژه مدیرعامل می باشد و از همکاران و هم سطح های این دفتر میتوان به مدیر پروژه و مدیر مالی اشاره کرد. استراتژی اصلی سازمان نسبت به پروژه ها با همکاری دفتر مدیریت پروژه تعیین و سپس در سازمان و پروژه اجرا میگردد.

راه اندازی دفتر مدیریت پروژه PMOدر سازمان شما دقیقا مانند راه اندازی دفاتر دیگر زیرمجموعه سازمان است مانند مالی ، سرمایه انسانی و …

جایگاه دفتر مدیریت پروژه در چارت سازمانی

هدف از راه اندازی دفتر مدیریت پروژه

هدف اصلی طراحی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان پیگیری اجرای صحیح و اثربخش مدل ها و استاندارد های مدیریت پروژه مانند PMBOK و PRINCE ، ISO21500 و … درکلیه پروژه های سازمان است. عملکرد دفتر مدیریت پروژه هم در بخش پروژه سازمان و هم در سایر فرایندهای سازمان می باشد. به طور کلی دفتر مدیریت پروژه یکی از بخش های سازمان است که در زمینه پروژه ها نیز درحال فعالیت است و این تعامل به چابکی و همچنین اثربخشی آن کمک شایانی می نماید.

فهرست خدمات قابل ارائه به شرح ذیل است:

1_تعریف و مدیریت منشور پروژه، دامنه و ذینفعان

تعریف سند چشم انداز پروژه، معرفی یک حامی و سایر نقش های پروژه، تشکیل تیم‌های کاری مربوط به پروژه، جلسات اولیه پروژه، مدیریت ذینفعان پروژه

2_طراحی، مستند سازی، نظارت، بهبود سیستم و فرآیند های سازمانی و پروژه

تدوین توالی و تعامل بین پروژه ها و فرآیندهای سازمانی و پیگیری پیاده سازی استانداردهای مدیریت پروژه و فرایندی

3_ برنامه ریزی و کنترل زمان پروژه

تهیه Master Plan پیش از شروع پروژه و تبدیل به Detailed Plan>پس از مشخص شدن جزئیات پروژه.

4_ برنامه ریزی و کنترل هزینه پروژه

برآورد اولیه هزینه هر قسمت پروژه جهت تصمیم گیری و انتخاب پیمانکار. سپس بعد از مشخص شدن جزئیات اجرایی متناسب با مشخصات پروژه، برنامه ریزی جهت هزینه پرداختی به پیمانکار، هزینه پرسنل، تهیه مصالح و هزینه های جانبی انجام شده و به صورت ادواری کنترل می گردد.

5_ مدلسازی D5D

درصورت وجود نقشه‌های سه بعدی، مدل سازی 4 و 5 بعدی (زمان و هزینه) جهت نمایش گرافیکی هرچه بهتر روند اجرای پروژه ها انجام می شود. همچنین کنترل روند اجرایی پروژه به این روش انجام می شود.

6_ مدیریت قرارداد پیمانکاران

در تهیه و تنظیم قرارداد به تیم حقوقی از نظر مدیریتی کمک می شود. در هر دو مدل قرارداد که شرکت پیمانکار یا کارفرما باشد.

7_ تهیه و بررسی لایحه تاخیرات

تهیه و تنظیم لوایح تاخیرات برای کارفرما و بررسی لایحه تاخیرات پیمانکاران

8_ تهیه و بررسی لایحه ضرر و زیان

تهیه و تنظیم لوایح ضرر و زیان برای کارفرما و بررسی لایحه تاخیرات پیمانکاران

9_ مدیریت ادعا

تغییرات در هر پروژه ای امری است اجنتاب ناپذیر؛ لذا پروژه با ابعاد بزرگ حتما دچار تغییراتی خواهد شد که هر طرف قرارداد سعی در کسب منفعت بیشتر و ضرر کمتر نسبت به تغییرات دارند. از این رو ادعاهای بسیاری در قرارداد رخ خواهد داد و محل مشاجره فی مابین کارفرما و پیمانکاران و همچنین پیمانکاران با هم خواهد بود که نیاز به مدیریت صحیح دارد.

10_ مدیریت منابع انسانی

با توجه به جبهه های کاری فعال نیاز است تا تعداد منابع انسانی بهینه شود که اولاً جبهه کاری بدون نیروی انسانی نماند و دوماً نیروی اضافی در پروژه نباشد که سبب افزایش هزینه و کاهش بهره وری شود.

11_طراحی و پیگیری شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPI)

KPIهای مختلف برنامه و عملکرد پورتفولیوها ، همراه باارائه داشبوردهای گرافیکی و تحت وب جهت اطلاع مدیران از وضعیت پروژه.

12_ مدیریت مدارک پروژه DCC

13_ مدیریت دانش و درس آموخته های پروژه

14_ مدیریت ریسک پروژه

مدیریت ریسک پروژه شامل فرآیند های هدایت برنامه ریزی مدیریت ریسک، شناسایی، تحلیل، برنامه ریزی پاسخ، و نظارت و کنترل پروژه است. اهداف مدیریت ریسک پروژه، افزایش احتمال و اثر وقایع مثبت، و کاهش احتمال و اثر وقایع منفی در پروژه است.

بدیهی است که دفاتر مدیریت پروژه از نظر بلوغ در سطوح مختلفی قرار گرفته‌اند و هر سطح از آن‌ها قابليت‌های كاركردی خاصی را ارائه می‌دهد و در پیشنهاد گروه مهندسین مشاور نور در هر زمان بر اساس بلوغ سازمان و همچنین نیاز کارفرما عملکرد دفتر مدیریت پروژه به صورت چابک همسان با نیاز می گردد.