مدیریت تغییر
مقدمه
با توجه به پويايى عوامل درون و برون سازمانى، تغيير اقدامى گريزناپذير است و مديريت تغییر بايد اصلى بنيادين در مديريت سازمان ها قلمداد شود .
با اين وجود، ماندگاری سازمان ها و عدم تمايل مديران و كاركنان به تغيير رويه ها و سياست هاى جارى، سبب ساختارى جمود و عدم موفقيت بسيارى از سازمان ها شده است .
مدير بايد اطمينان داشته باشد . كه اگر وقت، انرژى و منابع سازمان را صرف ايجاد يك تغيير مى كند . به خروجى ها و نتايج مورد انتظار دست خواهد يافت . و شرايطى كه در نتيجه تغيير ايجاد مى شود . از پايدارى و ثبات لازم برخوردار است .
بنابراين مديران و عاملان تغيير با نوعى پارادوكس مواجه هستند . از يك سو بايد درصدد ايجاد نوعى ماندگرايى در سازمان باشند . كه ثبات تغييرات در سازمان را تضمين مى كند . و از سوى ديگر بايد با ماندگرايى موجود در سازمان كه حاصل تعهد به شرايط فعلى است . مقابله نموده و آن را در هم شکنند .
تغییر سازمانی چیست؟
تغییر سازمانی زمانی اتفاق میافتد که یک کسبوکار تغییر بزرگی را تجربه میکند که بر اکثر یا همه کارکنان آن تأثیر میگذارد. این نوع تغییر بسیار گسترده است زیرا بر فرهنگ شرکت، زیرساخت ها، فناوری ها یا فرآیندهای داخلی تأثیر می گذارد. به عبارت دیگر، تغییرات سازمانی تجربه روزانه تیم شما را تغییر می دهد. گاهی اوقات این انتقالهای بزرگ با دقت برنامهریزی میشوند و گاهی اوقات بدون اطلاع قبلی اتفاق میافتند.
در اینجا چند نمونه از تغییرات سازمانی آورده شده است:
1. تغییر رهبری، مانند انتخاب مدیر عامل جدید یا رئیس بخش.
2. ادغام یا تملک شرکتها.
3. تجدید ساختار کسب و کار.
4. معرفی فن آوری های جدید، مانند تغییر از ایمیل به نرم افزار مدیریت پروژه.
5. به روز رسانی اهداف شرکت خود در حین رشد، مانند افزایش فروش.
تغییر سازمانی زمانی اتفاق میافتد که کسبوکارها از طریق یک گذار بزرگ که بر فرهنگ شرکت، زیرساختها، فناوریها یا فرآیندهای داخلی تأثیر میگذارد، میگذرد. بسیاری از کارمندان تأثیرات تغییر سازمانی را احساس میکنند – چه این تغییر شامل رهبری جدید، معرفی ابزارهای جدید یا بهروزرسانی اهداف شرکت شما باشد. در مورد انواع مختلف تغییر سازمانی و اینکه چگونه انتقال های بزرگ می تواند بر تیم شما تأثیر بگذارد – به علاوه برخی از استراتژی های کلیدی برای مدیریت تغییر در زمان وقوع آن بیاموزید.
مدیریت تغییر (Management of Change) چیست؟
مدیریت تغییر (MOC) خطمشی است که شرکتها برای مدیریت هرگونه تغییرات استراتژیک، ساختاری، فرآیندی و یا خطرات بهداشتی، ایمنی یا زیستمحیطی که هنگام بهروزرسانی، اضافه شدن یا تغییر در امکانات، کارکنان یا عملیاتها ایجاد میشوند، استفاده میکنند.
مدیریت تغییر سازمانی موثر چیست؟
اکثر سازمانها امروزه در یک وضعیت نوسان دائمی هستند زیرا به محیط سریعا در حرکت کسب وکار خارجی، اقتصادهای محلی و جهانی و پیشرفت فناوری پاسخ میدهند. این بدان معنی است که فرآیندها، سیستم ها و استراتژی های محل کار باید به طور مداوم تغییر کنند و تکامل پیدا کنند تا یک سازمان رقابتی باقی بماند.
تغییر بر مهم ترین دارایی شما یعنی افراد شما تأثیر می گذارد. از دست دادن کارمندان به دلیل هزینههای استخدام مرتبط و زمان لازم برای بهروزرسانی کارمندان جدید پرهزینه است. هر بار که یک کارمند از در خارج می شود، قسمتی از دانش از کسب و کار شما با او همراه می شود.
شش گام برای مدیریت موثر تغییر سازمانی
یک برنامه مدیریت تغییر می تواند اطمینان حاصل کند که کارکنان شما در مسیر تغییرات هدایت می شوند. واقعیت سخت این است که تقریباً 70 درصد از ابتکارات تغییر به دلیل نگرش منفی کارکنان و رفتارهای غیر سازنده مدیریت شکست می خورند. استفاده از خدمات یک مشاور حرفهای مدیریت تغییر می تواند تضمین کند که شما جزو 30 درصد برنده هستید. در ادامه، به بررسی 6 مرحلهی کلی مدیریت تغییر در سازمانها میپردازیم.
1. تغییر را به وضوح تعریف کنید و آن را با اهداف کسب و کار همسو کنید
ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما بسیاری از سازمانها این قدم حیاتی آغازین را رعایت نمیکنند. بیان تغییر مورد نیاز یک چیز است و انجام یک بررسی انتقادی در برابر اهداف سازمانی و اهداف عملکردی برای اطمینان از اینکه تغییر، کسب و کار شما را از نظر استراتژیک، مالی و اخلاقی در جهت درست هدایت می کند، یک چیز دیگر. این مرحله همچنین میتواند به شما کمک کند تا ارزش تغییر را تعیین کنید، که تلاش و ورودیهایی را که باید سرمایهگذاری کنید، تعیین میکند.
سوالات کلیدی:
چه چیزی را باید تغییر دهیم؟
چرا این تغییر لازم است؟
2. تأثیرات و آنهایی که تحت تأثیر قرار می گیرند را تعیین کنید
هنگامی که دقیقاً می دانید به چه چیزی می خواهید برسید و چرا، باید تأثیر تغییرات را در سطوح مختلف سازمانی تعیین کنید. تأثیر بر هر واحد تجاری و چگونگی انتقال آن از طریق ساختار سازمانی به افراد را بررسی نمایید. این اطلاعات شروع به شکلگیری طرحی مینماید که در آن آموزش و پشتیبانی برای کاهش اثرات بیشتر مورد نیاز است.
سوالات کلیدی:
تأثیرات تغییر چیست؟
این تغییر چه کسانی را بیشتر تحت تأثیر قرار خواهد داد؟
تغییر چگونه دریافت خواهد شد؟
3. یک استراتژی ارتباطی ایجاد کنید
اگرچه همه کارمندان باید در مسیر تغییر شرکت کنند، اما دو مرحله اول آن دسته از کارمندانی را مشخص میکند که شما باید تغییرات را به آنها اطلاع دهید. موثرترین وسیله ارتباطی را برای گروه یا فردی که آنها را همراهی می کند، تعیین کنید. استراتژی ارتباطی باید شامل جدول زمانی برای نحوه انتقال تدریجی تغییرات، پیامهای کلیدی و کانالهای ارتباطی و رسانههایی باشد که قصد استفاده از آن را دارید.
سوالات کلیدی:
تغییر چگونه اطلاع رسانی خواهد شد؟
بازخورد چگونه مدیریت خواهد شد؟
4. آموزش مؤثر ارائه دهید
با انتشار پیام تغییر به صورت آشکار، مهم است که افراد شما بدانند که آموزشهایی، ساختاریافته یا غیررسمی، دریافت خواهند کرد تا مهارتها و دانشهای مورد نیاز برای کارآمدی را در حین اجرای تغییر بدست آورند. آموزش میتواند شامل مجموعهای از ماژولهای یادگیری خرد آنلاین، یا یک رویکرد یادگیری ترکیبی شامل جلسات آموزشی حضوری یا مربیگری و راهنمایی در حین کار باشد.
سوالات کلیدی:
چه رفتارها و مهارت هایی برای دستیابی به نتایج تجاری مورد نیاز است؟
کدام روش های ارائه آموزش موثرتر خواهد بود؟
5. یک ساختار پشتیبانی را اجرا کنید
ارائه یک ساختار پشتیبانی برای کمک به کارکنان برای سازگاری عاطفی و عملی با تغییر و ایجاد مهارت در رفتارها و مهارت های فنی مورد نیاز برای دستیابی به نتایج مطلوب تجاری ضروری است. برخی از تغییرات میتواند منجر به تعدیل نیرو یا تغییر ساختار شود، بنابراین میتوانید به ارائه پشتیبانی مانند خدمات مشاوره برای کمک به افراد در مسیریابی وضعیت فکر کنید. برای کمک به کارکنان برای تطبیق با تغییرات در نحوه اجرای یک نقش، میتوان یک راهنمایی یا سیاست درهای باز با مدیریت برای پرسیدن سؤالات در صورت بروز آنها تنظیم کرد.
سوالات کلیدی:
در کجا نیاز به پشتیبانی بیشتر است؟
چه نوع حمایتی مؤثرتر خواهد بود؟
6. فرآیند تغییر را اندازه گیری کنید
در طول فرآیند مدیریت تغییر، ساختاری باید ایجاد شود تا تأثیرات تجاری تغییرات را اندازهگیری کند و اطمینان حاصل کند که فرصتهای تقویت مستمر برای ایجاد مهارتها وجود دارد. شما همچنین باید برنامه مدیریت تغییر خود را ارزیابی کنید تا اثربخشی آن را تعیین کنید و هر درس آموخته شده را مستند کنید.
سوالات کلیدی:
آیا این تغییر به دستیابی به اهداف تجاری کمک کرد؟
آیا فرآیند مدیریت تغییر موفقیت آمیز بود؟
چه کاری می توانست متفاوت انجام شود؟
مزایای مدیریت تغییر
هنگامی که یک سازمان یک MOC را پیاده سازی می کند، از مزایای بسیاری برخوردار می شود. اول و مهمتر از همه، MOC به یک کسب و کار کمک می کند تا موقعیت های نامطلوب غیرمنتظره مربوط به امنیت، قابلیت اطمینان، ثبات یا یکپارچگی را که ممکن است با تغییر فرآیند یا تجهیزات رخ دهد، به حداقل برساند. از آنجایی که تغییر تقریباً همیشه بر تولید و کارایی تأثیر می گذارد، حداقل به طور موقت، داشتن یک MOC واضح می تواند به تیم کمک کند تا با اطمینان از اینکه تغییر قبل از اجرا کاملاً بررسی، بازرسی و آزمایش شده است، این هزینه را به حداقل برساند. همچنین به تعیین انتظارات کمک می کند و بررسی ها و تعادل های لازم را بین کارکنان فنی و مدیریت ایجاد می کند.
تغییر سازمانی در مقابل مدیریت تغییر سازمانی
اصطلاحات تغییر سازمانی و مدیریت تغییر سازمانی اغلب دست به دست هم می دهند. این به این دلیل است که هر زمان که انتقالهای بزرگ اتفاق میافتد، مهم است که برنامهریزی کنید که چگونه کارکنان را راهنمایی کنید تا مطمئن شوید همه برای موفقیت در محیط جدید آماده شدهاند. این همان چیزی است که مدیریت تغییر سازمانی در مورد آن است – آماده سازی و مدیریت هر تغییر سازمانی جدید. از سوی دیگر، تغییر سازمانی به خودی خود فقط انتقال را توصیف می کند – نه فرآیندی که شما برای مدیریت تغییر ایجاد کرده اید. این بدان معناست که هر زمان که تغییر سازمانی را پیشبینی میکنید یا تجربه میکنید، باید فرآیند مدیریت تغییر خود را نیز آماده کنید تا برنامهریزی کنید که چگونه میتوانید با گامبهگام با انتقالها مقابله کنید.
عوامل ایجاد تغییر
تغییر سازمانی بی مقدمه صورت نمی گیرد . محرکهای تغییر معمولا از محیط سازمانی یا بازار سرچشمه می گیرند . این محرک ها مواردی از قبیل حرکات جسورانه رقبا ، تکنولوژی جدید یا تغییر مقررات دولتی را در بر می گیرند . همچنین ناکارایی مدیر می تواند محرکی برای تغییر در سازمان باشد .
نیروها و محرکهایی در محیط وجود دارندکه نیاز به تغییر را افزایش می دهند . این محرکها که شامل محرکهای بیرونی و درونی می شوند . عبارتند از محیط، الزامات بازار برای کسب و کار، الزامات سازمانی، الزامات فرهنگی، ماهیت نیروی کار، تکنولوژی، شوک های اقتصادی، رقابت، روندهای اجتماعی، سیاست های جهانی، رفتار کارمندان و مدیران، قالب ذهنی رهبر و کارمندان .
تغییر
تغيير در سازمان ها به اين معناست كه فعاليت هاي سازمان از وضعيت موجود به يك وضعيت متفاوت در مي آيد. تغییر در پنج حوزه فعالیت سازمان اتفاق می افتد . فرهنگ سازمانی ، استراتژی , ساختار, توزیع قدرت , سیستم های نظارتی .
اهمیت این پنج حوزه تا آنجایی است که بقا سازمان بدون آنها امکان پذیر نیست . تمام فعالیت های سازمان در درون این پنج حوزه اتفاق می افتند.فعالیت هریک از این حوزه ها اگرچه ویژه و خاص است . اما در عین حال به یکدیگر وابسته اند . به طوری که فعالیت های متناقض و نامناسب در درون هریک از این حوزه ها منجر به عملکرد پایین یا شکست می شود.
مدیریت تغییر
مدیریت تغییر در سازمان اهمیت بسیاری دارد . بند 3-6 استاندارد ایزو 9001 وبرایش 2015 نیز مربوطه به طرح ریزی تغییرات به شرح ذیل می باشد .
3-6-ﻃﺮحرﯾﺰي ﺗﻐﯿﯿﺮات
ﻫﻨﮕﺎﻣﯽﮐﻪ ﺳﺎزﻣﺎن ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﺗﻐﯿﯿﺮات در ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ را ﺗﻌﯿﯿﻦ ﻣﯽﻧﻤﺎﯾﺪ . ﺗﻐﯿﯿﺮات ﺑﺎﯾﺪ ﺑﻪ ﺻﻮرت ﺑﺮﻧﺎﻣﻪرﯾﺰي ﺷﺪه اﻧﺠﺎم ﺷﻮد (رﺟﻮع ﮐﻨﯿﺪ ﺑﻨﺪ 4-4 )
ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﺎﯾﺪ ( ﻣﻮارد زﯾﺮ را ) در ﻧﻈﺮ ﺑﮕﯿﺮد:
اﻟﻒ) ﻣﻘﺼﻮد از ﺗﻐﯿﯿﺮات و ﭘﯿﺎﻣﺪﻫﺎي اﺣﺘﻤﺎﻟﯽ آنﻫﺎ ؛
ب) ﯾﮑﭙﺎرﭼﮕﯽ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ؛
ج) در دﺳﺘﺮس ﺑﻮدن ﻣﻨﺎﺑﻊ ؛
باتوجه به اینکه وقوع تغییر در سازمان از ریسک بالایی برخوردار است . چنانچه مدیریت تغییر و ریسک بدرستی صورت نگیرد سازمان به مشکلات و پیامدهای عدیده ای مواجه خواهد شد . جهت مقابله با مشکلات و پیامدهای منفی تغییرات , سازمان باید بصورت همه جانبه ریسک های ناشی از تغییرات را شناسایی نماید . پس از ارزیابی انها متناسب با اولویت ریسک های موجود اقدامات واکنشی مناسب انجام دهد .
در عصر رقابتهای جهای , خلاقیت های تکنولوژیک , تحولات , ناپیوستگی ها , و حتی هرج مرج ها , اعمال تغییر ضروری است . و به جای مقاومت در برابر آن باید به حمایت و استفاده از برنامه های تغییر پرداخت که این در سایه یک مدیریت قوی امکان پذیر می باشد .
مدیران و کارگزاران حرفه ای تغییر و مقاومت در مقابل تغییر را پیش بینی می کنند . و برای به حداقل رساندن نتایج نامطلوب آن گامهایی به موقع برمی دارند .
چنانچه نیازمند آموزش یا مشاوره در زمینه مدیریت تغییر می باشید با شماره 88761795-021 تماس حاصل فرمایید .
بدون دیدگاه