راه اندازی سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار BPMS
مشاوره رایگان

با کارشناسان ما در مدیرفا تماس بگیرید تا مشاوره رایگان در زمینه پیاده سازی سیستم مدیریت کسب و کار دریافت نمایید.
02188764867 – 02188761795

مشاور ایزو

راه اندازی سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار BPMS

سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار

چرا به سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار نیاز دارید؟

هر کسب و کار و سازمانی متشکل از مجموعه ای از فرایند هاست که به واسطه این فرایند ها چرخ اقتصادی کسب و کار و سازمان در گردش است. هر کدام از این فرایند ها سطحی از تعالی را برای شما مدیر محترم به ارمغان می آورد که به واسطه همین تعالی است که پول وارد سازمان می گردد هر چه فرایند ها به خروجی مشتری نزدیک تر باشد.

هر کدام از این فرایند ها مجموعه ای از فعالیت ها را شامل می گردد که در رسیدن خروجی فرایند ها به مطلوب سازمان و مطلوب مشتری تاثیر به سزایی دارند. در واقع ایجاد بهبود در هر کدام از این فعالیت هاست که منتج به بهبود فرایند ها می گردد.

تمامی این فرایند ها دارای سنجه ها ، شاخص ها و به اصطلاحا KPI هایی هستند که مدیران در تلاش اند تا هزینه ها را تا حد امکان کاهش داده و از سویی الزامات ذی نفعان سازمان مانند زمانبندی ها در فرایند ها رعایت گردد و پیگیری های بهبود با دنبال نمودن این KPI ها انجام میپذیرد.

چند سالی است که اتوماسیون های اداری یا سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار (BPMS) در میان سازمان های ایرانی جای خود را پیدا نموده و در حال گسترش میان سازمان ها می باشند. برخی سازمان ها بدون در نظر گرفتن محدودیت ها ، فرایند های مورد نیازشان و نحوه سیستم سازی اقدام به پیاده سازی سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار های اداری با هزینه های گزاف می نمایند تا بتوانند این KPI ها رصد نموده و فرایند ها را بهبود بخشند.

لزوم استفاده از سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار

موثر ترین عوامل تاثیر گذار بر این فرایند ها منابع انسانی ، اطلاعات و مستندات و طرحریزی فرایند ها می باشد که در صورت وجود ایرادات در هر کدام از این عوامل می تواند منجر به ایجاد خروجی های نامنطبق از فرایند گردد.

منابع انسانی

در سیستم های سنتی برای جلوگیری از خطاهای انسانی در فرایند یا آموزش های بلند برگزار می گردد یا دوباره کاری هایی جهت کنترل افراد انجام میپذیرد یا فرد به حال خود واگذار می گردد تا با آزمون و خطا بر فعالیت چیره گردد که در هر سه حالت صرف هزینه و صرف زمان برای سازمان توجیه ناپذیر است.

طرحریزی فرایند ها

از سویی فرایند ها می بایست به صورت صحیح طرحریزی گردد ، در واقع سیستم سازی بطور اصولی بر اساس استاندارد سیستم های روز دنبا انجام پذیرد تا پس از پیاده سازی سیستم مدیریت و اتوماسیون اداری مربوطه شناسایی نقاط قابل بهبود به آسانی و چابکی هر چه تمام انجام پذیرد.

هزینه های تغییر در سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار

پس از پیاده سازی سیستم نیز به علت تخصصی بودن این سیستم ها و اجرا شدن بر اساس فنون برنامه نویسی در صورتی که مشکلی برای اجرای سیستم یا فرصتی برای بهبود آن ایجاد گردد ، سازمان بالاجبار تن به پرداخت هزینه های گزاف تر صرفا برای تغییری کوچک در سیستم خود می دهد.

در نهایت هدف اصلی بهبود است که همانطور در ابتدا مطرح گردید مهمترین پارامتر برای ارزیابی بهبود حاصله بکارگیری KPI هاست که در دسترس بودن آنلاین این شاخص ها بسیار در پیشبرد اهداف بهبود حائز اهمیت است.

در واقع یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب میبایست توانایی پاسخگویی چنین نیاز هایی را دارا باشد:

  • چگونه از خطاهای سیستم جلوگیری شود؟
  • چگونه زمان این فرایند ها با در نظر گرفتن خطاناپذیری حداقل گردد؟
  • آیا سیستم موجود بر اساس استاندارد های مربوطه فعالیت می کند؟
  • چگونه از دوباره کاری ها بپرهیزیم؟
  • فرایند در حال حاضر چه وضعیتی دارد؟
  • نقاط قابل بهبود را چگونه شناسایی کنیم؟
  • در صورت نیاز سیستم به اصلاح و بهبود آیا باز هم میبایست هزینه هایی گزاف را متحمل شویم؟

خدمات مدیرفا در حوزه سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار

در سیستم های مدیریت و نظارت بر آن ها در حال حاضر ایجاد سیستم مدیریت فرایند های کیسب و کار بسیار پرطرفدار می باشد زیرا که می توان کارهای روتین سازمان و بروکراسی ها یا به اصطلاح کاغذ بازی ها را به حداقل برساند و از سویی خطاهای انسانی را به حداقل برساند که  برایند چنین پروژه هایی کاهش خطاهای انسانی ، ایجاد سیستم خطاناپذیری و کاهش چشمگیر زمان اجرای فرایند های اداری است.

فاز اول : تهیه مدل فرایند های کسب و کار

اما تنها این که سیستم موجود را اتوماسیون نمود گره گشا نیست چرا که هر فرایند میبایست مجموعه از الزامات را در خود جای دهد تا فرایند به شکل استاندارد پایه ریزی گردد پس صرفا داشتن یک اتوماسیون اداری ( سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار) نمی تواند منجر به تعالی گردد و در واقع این دید فرایندی و سیستمی است که میبایست پایه ای برای سیستم مدیریت فرایند های کسب وکار ایجاد کند.

گام 1 – طرحریزی فرایند ها

گام 2 – تهیه مدارک متناسب با فرایند ها

گام 2 – ایجاد شاخص های مناسب برای فرایند ها

گام 3 – مشخص کرئن داشبورد های مناسب برای ارزیابی شاخص ها

جهت مطالعه جزئیات بیشتر این فاز کلیک کنید

فاز دوم : انتخاب سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار متناسب با سازمان

گام 1 – بر اساس تعداد فرایند های تعریف شده در سازمان ، پیچیدگی فرایند ها و فرایند هایی که بر اساس نظر مدیریت نیاز است که در سیستم مدیریت فرایند های کسب و کارجای بگیرد ، نرم افزار انتخاب می شود.

گام 2 – برگزاری کلاس های آموزشی برای پشتیبانان سیستم ، به جهت یادگیری مفاهیم اولیه سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار انتخاب شده به منظور چگونگی در تغییر در تنظیمات نرم افزار تا در صورت ایجاد تغییر در مدل پشتیبانان بتوانند سیتسم را تنظیم نمایند.

فاز سوم : اجرای مدل فرایند تهیه شده در نرم افزار

گام 1 – پس از انتخاب مناسب سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار میبایست برخی از کد های نرم افزار بر اساس مدل فرایند ها بازنویسی شوند و متناسب با سازمان بازنویسی گردد. سپس فرایند در نرم افزار بطور نمونه چندین بار اجرا می گردد.

گام 2 – تعریف داشبورد های مناسب ، در این مرحله بر اساس فرایند های شناسایی شده در فاز1 تیم پروژه اقدام به درج داشبورد های مناسب برای تحلیل فرایند ها نموده و حدود قابل قبول هر شاخص را درج می نماید.

فاز چهارم : شناسایی باگ های موجود در سیستم و رفع آنها جهت بهبود

پس از اجرای موفقیت آمیز آزمایشی فرایند در نرم افزار ، نرم افزار بطور کامل در سازمان مستقر گردیده طی مدت زمانی مشخص باگ ها شناسایی شده و نقاط بهبودی که می تواند به بهتر اجرا شدن فرایند کمک کند در نرم افزار اصلاح می گردند.

در نهایت هدف از پیاده سازی چنین پروژه هایی دستیابی به موارد زیر است:

  • کاهش خطاها
  • کاهش زمان انجام فعالیت ها
  • بهبود سیستم نظارت
  • تحلیل نقاط قابل بهبود فرایند
  • تسهیل در ایجاد تغییر

لازم به ذکر است که گروه مشاورین مدیریت نور در ادامه راه در خدمت شما هستند تا پشتیبانی های مورد نیاز تحلیل ، بهبود و باز مهندسی فرایند ها ارائه کنند.

مشاوره رایگان

نیاز به مشاوره رایگان دارید؟….
با ما تماس بگیرید
02188764867 – 02188761795

اگر تا بحال سیستم های مدیریت فرایند های کسب و کار و سازمان خود را مستقر ننموده اید ، در مسیر پیاده سازی آنها با شما هستیم.

تذکر مهم

مراقب سازمانهای بی مجوز و کلاه بردار باشید.
مطمئن باشید اگر سازمانی به شما گواهینامه ایزو بدون پیاده سازی در سازمان شما و انجام ممیزی می دهد حتما کلاه بردار است.