مدیریت فرایند کسب و کار

مدیریت فرایند به شرکتها کمک می کند تا کارایی ، انطباق و کیفیت کار را با اتوماسیون افزایش دهند.

مدیریت فرایند چیست؟

مدیریت فرایند یا مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) یک نظم سازمانی است که ابزارها و منابع را برای تجزیه و تحلیل ، تعریف ، بهینه سازی ، نظارت و کنترل فرآیندهای تجاری و اندازه گیری و هدایت عملکرد بهتر فرآیندهای تجاری وابسته فراهم می کند. 

تحقیقات ما می تواند به سازمان شما کمک کند تا فرآیندهای پایدار مدیریت کسب و کار را توسعه و پیاده سازی کنید. 

مدیریت فرایند

نحوه کار و پیش نیازی مدیریت فرایند

پیش نیاز مهم مدیریت فرآیند موفق ، تفکر فرآیند محور است. این بدان معنی است که تمرکز اصلی بر تقسیم وظایف مبتنی بر بخش نیست ، بلکه بیشتر بر تک تک کارمندان است زیرا آنها کسانی هستند که مراحل فرآیند مربوطه را انجام می دهند.

مدیریت فرایند فقط یک نرم افزار نیست

مدیریت فرایند ترکیبی از افراد ، سیاست ها و فناوری است. در حالی که نرم افزاری مانند Integrify به ساده سازی و خودکار سازی گردش کار و پردازش ها پس از توسعه کمک می کند ، تنها نرم افزار کافی نیست.

همچنین ، در حالی که BPM معمولاً به عنوان یک رشته از بالا به پایین و در سطح سازمان مدیریت می شود ، بسیاری از اصول مدیریت فرآیندهای گسترده سازمانی را می توان در بخشهای مختلف یا حوزه های تجاری نیز اعمال کرد.

مراحل مدیریت فرآیند

  1. تحلیل و بررسی
  2. طراحی / مدل سازی
  3. اجرا
  4. نظارت
  5. بهينه سازي
مدیریت فرایند

تحلیل و بررسی

تحلیل گران تجارت روند کار فعلی را مرور می کنند ، با شرکت کنندگان مصاحبه می کنند و نتایج مورد نظر را با مدیریت در میان می گذارند. هدف این است که درک درستی از نحوه انجام کارها و همسو شدن نتایج با انتظارات تجاری کسب کنید.

 به عنوان مثال ، “روش فعلی برای رسیدگی به بازده کالاهای مشتری چیست و چه تاثیری بر درآمد و سود داشته است؟”

طراحی / مدل سازی

در طی این مرحله ، روند فعلی – یا حالت “همانطور که هست” باید ترسیم شود و روند ایده آل آینده – یا “حالت” قرار باشد.

هدف ایجاد دنباله ای از مراحل منطقی است که بصری فرآیند پایان به پایان را مستند می کند.

هنگامی که این مراحل مستند شد ، ممکن است اطلاعات اضافی مانند زمان و مدت انجام وظایف ، محل وقوع آنها ، افرادی که در آن دخیل هستند و نحوه انتقال اطلاعات از طریق فرایند ، اضافه شود.

پس از نگاشت کامل فرآیند ، کاربران نهایی باید آن را بررسی کنند تا از صحت آن اطمینان حاصل کنند و بهبودهای پیشنهادی در حالت “آینده” را بررسی کنند که به نظر می رسد ارزش زیادی دارند.

اجرا

در مرحله پیاده سازی – یا اجرا – ، وضعیت “آینده” در تجارت پذیرفته می شود.

این ممکن است به اضافه شدن فن آوری ، به روزرسانی های رویه ای ، یا تغییر در منابع ، آموزش یا روش کار نیاز داشته باشد.

در صورت امکان ، می توان ابتدا فرآیند “آینده” را روی یک گروه کوچک یا عملکرد واحد آزمایش کرد تا بتواند تأثیر آن را کنترل کند و مشکلات دندان درآوردن را از بین ببرد.

نظارت

شاخص های اصلی عملکرد باید ایجاد شوند (غالباً در مرحله تعریف فرآیند) بنابراین می توان معیارها را در برابر آنها ردیابی کرد. این می تواند از طریق گزارش ها یا داشبورد انجام شود و می تواند بر روی شاخص های کلان یا خرد (یک فرایند کامل در مقابل بخش های فرآیند) تمرکز کند.

بهينه سازي

با پیگیری موثر ، یک سازمان می تواند به طور موثر عملیات را به سمت بهینه سازی یا بهبود فرآیند با چابکی هدایت کند. این به معنای شناسایی گلوگاه های فرآیند ، مسائل مربوط به منابع و غیره و یافتن راه هایی برای بهبود روند به طور منظم است.

 بهینه سازی فرآیند کسب و کار (BPO) طراحی مجدد فرایندها برای تقویت کارایی و تقویت همسویی فرایندهای منفرد با یک استراتژی و اهداف جامع است.

 یک ابتکار BPM ممکن است شامل تلاش های BPO باشد اما همچنین یک چارچوب قوی برای هدایت سازمان از طریق تغییرات عمده ناشی از سیاست های نظارتی ، پذیرش فناوری های جدید ، بازسازی ، رشد یا پویایی بازار فراهم می کند.

مدیریت فرایند

دلایل استفاده از مدیریت فرایند

مدیریت فرایند وسیله ای برای تعریف ، تجسم ، اندازه گیری ، نظارت و بهینه سازی فرایندها است.

 علاوه بر این ، همه اعضای یک شرکت را قادر می سازد تا فرایندهای شرکت خود را بشناسند و درک کنند و آنها را مطابق با هدف برای برآورده ساختن نیازهای مشتری به طور سودآوری پیاده سازی کنند.

هدف اصلی مدیریت فرایند :

  • افزایش رضایت مشتری
  • افزایش بهره وری

برای دستیابی به این اهداف ، مدیریت فرایند نکات زیر را در نظر میگیرد:

  • افزایش اثربخشی
  • افزایش کارایی
  • افزایش شفافیت

علاوه بر این ، مدیریت فرایند ساختارهای فرایند را بر اساس الزامات زیر ایجاد می کند:

  • فرایندها باید مثر باشند
  • عملکرد فرآیند باید کارآمد باشد
  • فرایندها باید برای همه افراد درگیر روشن و شفاف باشد و به همین ترتیب توسط آنها پشتیبانی شود

چرا مدیریت فرایند مهم است؟

مدیریت فرایند مؤثر مزایای زیادی برای مشاغل دارد:

  • چابکی را امکان پذیر می کند:

    در بازارهایی که همیشه در حال تغییر هستند ، مشاغل باید انعطاف پذیر باقی بمانند تا بتوانند فعالیت های خود را متمرکز کنند.

مدیریت فرایند بالغ به مشاغل اجازه می دهد تا به سرعت فرآیندهای خود را بررسی و انطباق دهند و در برابر شرایط پیش بینی نشده پاسخگو باشند.

  • کارآیی را ارتقا می بخشد:

    مدیریت فرایند خوب به معنای نظارت و بهینه سازی مداوم فرآیندهای تجاری است.

این بدان معنی است که گلوگاه ها به سرعت شناسایی و برطرف می شوند و تأخیرها را کاهش می دهند. فرآیندهای خودکار باعث کاهش خطر می شود زیرا احتمال خطای انسانی را از بین می برد.

  • قابلیت نظارت را افزایش می دهد:

    بخشی از رویكرد موثر مدیریت فرآیند شامل اختصاص مالكیت است ، به این معنی كه هر شخص مسئول نظارت بر هر فرآیند است.

اطلاعات صاحب فرآیند به علاوه داده های اتوماسیون شفافیت گزارش را بهبود می بخشد و بینش به موقع عملکرد عملیاتی را امکان پذیر می کند.

  • پتانسیل درآمد را افزایش می دهد:

    از مشاغل مورد بررسی احساس کردند که مدیریت فرایند راهی برای صرفه جویی در هزینه و افزایش درآمد ارائه می دهد.

مدیریت فرایند

نقشه برداری از فرایندهای یک سازمان مشخص می کند که از طریق بهبود فرآیند می توان هزینه ها را کاهش داد یا در وقت صرفه جویی کرد.

بهینه سازی برخی فرایندها – مانند زمان فروش محصولات – نیز می تواند مستقیماً درآمد را افزایش دهد.

  • تعامل کارمندان را افزایش می دهد:

    مدیریت فرایند شامل شناسایی فرصت های خودکار کردن کارهای اداری تکراری است. این بدان معناست که کارمندان می توانند روی وظایفی تمرکز کنند که به کسب و کار ارزش افزوده می دهند.

احساس هدفمندی باعث افزایش مشارکت کارمندان می شود و این باعث می شود که کارمندان بتوانند روی زمینه های دیگری مانند پیشرفت آنها تمرکز کنند و سطح تعاملات را بیشتر افزایش دهند.

  • فرهنگ بهبود مستمر را ترویج می کند:

تعبیه رویکرد مدیریت فرایند موثر ، فرهنگ بهبود را پرورش می دهد.دارندگان فرآیندها و گروه های گسترده کارمندان باید به آنها بازگردانده شود تا ایده های ابتکاری را بهینه کنند که فرایندها را بهینه کرده و بهره وری را افزایش می دهند و برای این کار پاداش می گیرند.

چشم انداز تاریخی مدیریت فرایند

مدیریت فرایند می تواند ریشه خود را به روزهای ابتدایی مهندسی صنایع و مدیریت کیفیت (کنترل کیفیت و مهندسی کیفیت) بازگرداند. اولین تمرکز روی ساده سازی فرآیندهای کارخانه برای افزایش بهره وری بود.

 با این حال ، مفاهیم مدیریت فرایند در حال حاضر در انواع سازمانها برای بهبود مبانی فرآیند (ایمنی ، کیفیت ، زمان چرخه ، بهره وری ، تحویل به موقع و غیره) و همچنین برای بهبود نتایج مالی و عملیاتی استفاده می شود.

برای دریافت هر گونه مشاوره در زمینه مدیریت فرایند کسب و کار با ما در تماس باشید کارشناسان ما آماده پاسخگویی به شما عزیزان هستند.