بهبود فرایند

فرایند های یک کسب و کار به ندرت در همان اندازه که باید کارامد و اثربخش باشند عمل می کنند. اکثر کسب و کار ها هیچگاه اقدام به ارزیابی مجدد فرایند های خود نمیکنند و همان روال سابق فرایند را پیش میگیرند.اگرچه این اتفاق به خودی خود بد نیست اما می تواند باعث ایجاد بستری برای به وجود آمدن اشتباهات شود. و دقیقا اینجا همان نقطه ای است که باید اقدام به بهبود فرایند کسب و کار نمود.

بهبود فرایند کسب و کار چیست؟

بهبود فرایند کسب و کار یا Business Process Improvement در حالی که واقعا تعریف جهانی پذیرفته شده ای ندارد ، می تواند به عنوان تجزیه و تحلیل ، بررسی و بهبود فرایند های موجود کسب و کار تلقی شود. این کار با نقشه برداری از فرایند کسب و کار ، شناسایی ناکارامدی ها ، طراحی مجدد فرایند ها و معیار سنجی های اولیه انجام می شود.

بطور کلی هدف اصلی BPI ، سه مورد زیر می باشد:

۱. کاهش زمان فرآیند – یافتن راههای انجام سریعتر یا کارآمد فرایند. روشهای مختلفی وجود دارد که می توان از آن استفاده کرد ،از‌ حذف اقدامات بی فایده تا اتخاذ و بکار گرفتن فناوری جدید.

۲. بهبود کیفیت خروجی – ایجاد محصول بهتر با همان ورودی منابع. این هدف تمرکز بر یافتن مراحلی در طی فرآیند دارد که بر محصول نهایی تأثیر منفی می گذارد و در نتیجه باعث نقص و خطا می شود.

۳. حذف اتلاف ها – کشف فرایندهای بیهوده و حذف آنها از گردش کار. این هدف ممکن است یا به دستیابی به 2 هدف اول کمک کند یا به سادگی باعث بهبود بهره وری کلی می شود. اگر تیم شما مجبور به انجام کارهای بی فایده نباشد ، می تواند زمان بیشتری را صرف کارهایی کنند که برای سازمان ارزش ایجاد می کند.

گام های بهبود فرایند

گام اول: نقشه برداری از فرایند

اگر شما ندانید چه فرایندی در سازمان شا جریان دارد ، چگونه می توانید کارایی و اثر بخشی آنها را بهبود ببخشید؟

بنابراینئ شما باید آنها را مصور کنید تا بتوانید شِمای کلی فرایند های خود را در دید داشته باشید. نقشه برداری از فرایند های کسب و کار راهی خوب برای درک نحوه کار و یافتن فعالیت ها و فرایند هایی است که ناکارامد به نظر می رسند.

ابتدایی ترین راهی که شما می توانید این کار را انجام دهید استفاده از قلم و کاغذ است. با چند خط ساده می توانید نمودار هایی قابل فهم را برای خود ایجاد کنید اما خب این کار کمی قدیمی به نظر می رسد. بهترین راه برای نقشه برداری از فرایند ، استفاده از نرم افزار است.

نرم افزار های گرافیکی دقیقا همین کار را انجام می دهند، به شما این امکان را می دهند که نمودار های فرایند را به صورت دیجیتالی ترسیم کنید.

از طرف دیگر برنامه های جریان کار قدرتمندی وجود دارند که به شما این امکان را می دهند فرایند های خود را به شکلی واقعا عمل می کنند پیگیری و ردیابی کنید. استفاده از این نرم افزار ها شما میتوانید چند مزیت بالقوه زیر را با هم در اختیا داشته باشید:

۱- ردیابی کامل فرایند

با این نمودار ، یک سند ساده از جریان فرآیندهای خود دارید. از طرف دیگر ، با داشتن نرم افزار جریان کار ، فرآیندها را در مقیاس واقعی خود اجرا می کنید. شما می توانید ببینید چه کسی روی چه چیزی کار می کند ، چه کسی با مهلت موقت تأخیر می کند و…

۲- پاسخگویی و بهره وری

از آنجا که کل فرایند توسط نرم افزار ردیابی می شود ، همه می دانند هر زمان چه کاری باید انجام دهند و به نوبه خود بیشتر مسئولیت کارهای خود را می پذیرند. این امر به نوبه خود منجر به بهره وری کلی و بازده بیشتر فرایند می شود.

۳- اتوماسیون

نرم افزار های جریان معمولاً با ابزارهای مختلف اتوماسیون به شما امکان می دهد تا هرگونه فرآیند بی فایده و خطیر را قطع کنید (برای مثال ارسال یک ایمیل خودکار) ، به کارمندان خود اجازه می دهد تا روی کارهایی که دارای اهمیت هستند تمرکز کنند.

گام دوم : تحلیل

وقتی نقشه فرایند تهیه شد ، می توانید آنالیز آن را شروع کنید. شما می توانید با پرسیدن از خودتان این کار را انجام دهید …

آیا مراحل انجام فرایند بیشتر از آنچه که باید انجام شود انجام می شود ؟

در صورت وجود تاخیر یا زمان های از دست رفته ، عامل اصلی آن چیست؟

مراحلی که بیشترین تأثیر را در کیفیت محصول دارند ، چیست و آیا راهی برای کارآمدتر کردن آنها وجود دارد؟

آیا برخی از مراحل از نظر مالی فشار بیشتری نسبت به بقیه دارند؟ چرا و چگونه؟

شما همچنین می توانید از انواع مختلفی از ابزارهای بهبود فرآیند کسب و کار ، مانند 5 Whys ، به عنوان چهارچوبی برای یافتن ناکارآمدی یا مشکلات استفاده کنید.

مهمترین ویژگی 5 Whys این است که شما تا زمانی که دلیل اصلی یک مسئله را کشف نکنید ، سؤال “چرا” را می پرسید. هنگامی که به علت اصلی مشکل رسیدید ، ارائه راه حل بسیار ساده تر است.

گام سوم : مهندسی مجدد

پس از تشخیص ناکارآمدی در روند قدیمی خود ، باید نحوه تغییر آن را بفهمید. و این امر قطعاً به وضعیت شما بسیار بستگی دارد ، و راه حلی واحد برای همه وجود ندارد.

با این وجود چندین عمل برتر وجود دارد که می توانید از آنها پیروی کنید …

معیارهای مناسب را برای مقایسه انتخاب کنید – می خواهید روند جدید خود را از لحاظ کارآیی با گذشته مقایسه کنید ، بنابراین می توانید از نظر ریاضی و منطقی فرایند جدید بهتر است یا نه.

با کارمندان سطح عملیاتی کار کنید.این شانس حتما وجود دارد که آنها در مورد آنچه شما برای پیشرفت در نظر دارید ، تأثیر بگذارند.

به ریسک های موجود در فرایند در طولانی مدت فکر کنید و آن ها را ارزیابی و تحلیل کنید . در بعضی موارد ، راه حل شما در کوتاه مدت به شگفتی هایی می انجامد ، اما ثابت می شود که در بلند مدت ناکارآمد یا پرهزینه است.

دامنه دقیق تغییرات را مشخص کنید. شما باید دقیقاً بدانید که راه حل شما چه تاثیری خواهد گذاشت ، یا در معرض چه خطراتی قرار می گیرید که می توانید از آن جلوگیری کنید.

تجزیه و تحلیل ریسک را انجام دهید. شما هرگز نمی توانید نتیجه را با دقت 100٪ پیش بینی کنید. شما باید برای هر چیزی که ممکن است خللی در کار وارد نماید ، اریابی ریسک را انجام دهید.

پیاده سازی

پیاده سازی یک گام مهم در بهبود فرایند کسب و کار با استفاده از ایده ها و تحلیل های بدست آمده است. اگر که این گام اشتباه برداشته شود ممکن است بیش از هزینه ای که قبلا فرایند ناکارامد سازمان به شما تحمیل میکرد را متحمل شوید.

مراحل یک پیاده سازی موفق به شرح زیر است:

۱. جهت کاهش ریسک تغییرات در یک مقیاس کوچک اجرا کنید.قبل از ایجاد تغییرات کلی در سازمان بهتر است تغییر را در یک مقیاس کوچک ایجاد کنید و نتایج را مورد بررسی قرار دهید و روش های جدید را محک بزنید.

۲. بدست آوردن منابع صحیح و تعریف گام های پیاده سازی

۳. اطلاع رسانی به ذی نفعان سازمان در مورد تغییرات مورد نظر و سپس شروع پیاده سازی

متدلوژی های بهبود فرایند کسب و کار

متودلوژی های مربوط به بهبود فرایند به شما کمک می کنند یک چهاچوب را برای ابتکار عمل های خود به کار بگیرید ، برخی از معروف ترین متدلوژی های بهبود فرایند :

شش سیگما

شش سیگما برای اولین بار توسط مهندسان موتورولا ساخته شد و برای اندازه گیری نقص یا عدم انطباق ها در یک فرایند استفاده می شود. این روش به نوبه خود می تواند برای بی نقص ماندن محصول نهایی استفاده شود.

شش سیگما همچنین به عنوان شاخص سطح قابلیت یک فرآیند استفاده می شود. “فرایند شش سیگما” روشی است که از یک میلیون فرصت خرابی ، تنها ۳.۴ عدد نقص را موجب می شود.

برای بهبود فرآیند با متدلوژی شش سیگما ، به طور خاص ، DMAIC که یکی از ابزارهای اصلی تحت نام شش سیگما است استفاده می شود. که از 5 قسمت تشکیل شده است …

تعریف – فرصتی برای پیشرفت پیدا کنید.

اندازه گیری – معیارهایی را که می خواهید آنها را محک بزنید ، مشخص کنید.

تجزیه و تحلیل – کشف هرگونه نقص یا عدم انطباق در روند.

بهبود – از مشکلات فوق الذکر خلاص شوید

کنترل – فرآیند جدید را تحت نظر بگیرید و مطمئن شوید که هیچ مشکلی جدید وجود ندارد.

ناب

در حالی که شش سیگما بر روی رفع نقایص و ایجاد کیفیت بهتر محصول تمرکز دارد ، Lean قصد دارد تا حد ممکن خود فرآیند را بهینه کند. به عنوان مثال ، یافتن یک مرحله با ارزش پایین در یک فرایند و حذف کامل آن در واقع فعالیتی که حذف آن باعث افزایش بهره وری کارکنان می شود و تأثیر زیادی روی محصول نهایی ندارد.

این سیستم توسط تویوتا به عنوان ابزاری برای کوتاه کردن چرخه سفارش به پول توسعه یافته است. به طور معمول ، مراحل بهبود روند ناب شامل:

۱. تعیین ارزش برای مشتری نهایی

۲. نقشه برداری از روند و مشخص کردن این که کدام مراحل هیچ ارزشی ایجاد نمی کنند

۳. حذف مراحلی که ارزش افزوده ندارند یا اطلاح آنها به روشی بهینه تر

۴. مراحل 1 تا 3 را برای سایر فرآیندهای سازمان تکرار کنید و تکرار کنید تا سازمان به اندازه کافی کارآمد شود.

لازم به ذکر است در سال های اخیر متدلوژی بسیار کاربردی دیگر با نام شش سیگما ناب پا به عرصه گذاشته که تلفیقی از فلسفه های شش سیگما و ناب می باشد.

مدیریت کیفیت جامع (TQM)

روشی است که در دهه 1950 به وجود آمد ، اما در اوایل دهه 1980 محبوبیت پیدا کرد.

مانند روش ناب ، اولویت اصلی ارائه ارزش به مشتری نهایی است. با این وجود تفاوت در این است که TQM کل سازمان را به چشم یک فرایند می نگرد بجای اینکه مانند متدلوژی ناب هر فرایند به تنهایی بهبود دهد. ایده اصلی در اینجا این است که هر بخش (از مهندسی گرفته تا بازاریابی) در شرکت باید با در نظر گرفتن ارزش های مشتری بهینه سازی شود.

با این وجود ، آنچه واقعاً TQM را درخشان می کند ، این است که شامل کل سازمان است. این امر فقط مسئولیت مدیریت ارشد نیست که تغییر را ایجاد کند ، بلکه این یک ابتکار عمل در تمام سطوح سازمان است ، تا پایین ترین سطح عملیاتی سازمان ، همه به دنبال خلق ارزش هستند.

مشاوره بهبود فرایند

حال شما دید خوبی نسبت به بهود فرایند پیدا کرده اید. در صورتی که به این می اندیشید که آیا فرایند های سازمان شما هزینه زا و ناکارامد هستند ، می توانید با مشاورین ما در گروه مهندسین مشاور نور (مدیرفا) در تماس باشید و مشاوره رایگان در این حوزه دریافت نمایید.

مشاوره رایگان

نیاز به مشاوره رایگان دارید؟….
با ما تماس بگیرید
02188764867 – 02188761795

بطور حتم همیشه راهی برای عملکرد بهتر وجود دارد ، اگر به دنبال کاهش هزینه های فرایند ، خلق ارزش و کسب ارزش رقابتی هستید به شما توصیه کنیم با ما فرایند های خود را بهبود بخشید.