ممیزی چیست؟

ممیزی داخلی

ممیزی داخلی که گاهی ممیزی شخص اول نامیده می شود,توسط سازمان و از طرف افراد واجد شرایط داخل سازمان برای بازنگری  مدیریت  و دیگر مقاصد داخلی انجام می شود و ممکن است مبنایی برای اظهار انطباق ایجاد نماید. در بسیاری موارد به خصوص در سازمان های کوچکتر، مستقل بودن را می توان با جدا بودن از مسئولیت فعالیتی که ممیزی می شود نشان داد.ممیزی داخلی زمانی در سازمان انجام میشود که بسته به نوع استاندارد یا انطباقی که قابل انتظار است,سازمان افرادی را به عنوان مشاور در پیاده سازی سیستم در سازمان استخدام میکند که این افراد وظیفه برقراری تمامی الزامات را در سازمان و آموزش تمامی بند های استاندارد را در سازمان دارند به طور مثال استاندارد های سیستم مدیریت کیفیت که تا ایجاد تفکر سیستمی و برقراری الزامات در کنار سازمان هستند و همچینی وظیفه آموزش ممیزی را در سازمان دارند به طوری که پس از حصول اطمینان از ایجاد سیستم در سازمان و مستند سازی های لازمه,مشاورین به طور داخلی و تخصصی کار ممیزی را انجام میدهند تا قبل از ورود ممیز در سازمان از برقراری توامی بند های استاندارد حصول اطمینان حاصل شود.به طور کلی برقراری تمامی بند های استاندارد در سازمان پیاده سازی آن ها زمانی را میخواهد تا افراد سازمان با استاندارد آشنا شوند و تمامی مشکلات سیستم پیدا شود تا بتوان به طور اثربخش گفت که سیستم سازی انجام داده ایم.

ممیزی خارجی یا شخص ثالث

ممیزی های خارجی معمولا شامل ممیزی های شخص دوم یا شخص ثالث می باشند. ممیزی های شخص دوم توسط طرفهایی که نفعی در سازمان  دارند مانند مشتریان یا دیگر افراد از طرف آنها انجام می شود. ممیزی های شخص ثالث توسط سازمانهای ممیزی خارجی و مستقل مانند سازمانهایی که خدمات صدور گواهینامه/ ثبت انطباق را انجام می دهند صورت می گیرد.ممیزی خارجی همیشه پس از ممیزی داخلی انجام میشود و در ممیزی خارجی آداب و تشریفات خاص خود را دارد و فرد ممیز باید تمامی بند ها و زیر بند های استاندارد را در سازمان بررسی کند و میتواند از هر بخشی از سازمان که نیاز میبیند سوال کند و یا مدرکی را بخواهد.در ممیزی شواهد عینی نقش مهمی در حصول اطمینان از پیاده سازی استاندارد دارد, شواهد عینی برای ممیزی  به طور کلی شامل سوابق، بیانیه حقایق یا دیگر اطلاعات می شود که مرتبط با معیارهای ممیزی و قابل تصدیق می باشند و شواهد عینی ممکن است از طریق مشاهده، اندازه گیری تست یا دیگر روش ها به دست آید.

ممیزی ترکیبی یا مشتری

در این نوع ممیزی که به نوعی ترکیبی هم گفته میشود,سازمان یا افراد مختلف سازمان توسط مشتری ممیزی میشوند و اکثرا هدف از آن برقراری نیاز های مشتری است که در در استاندارد ها مشتریان را ذینفع میداند و آن ها را از شرکای خود میداند.

ملزومات یک ممیزی موفق

یکی از وظایف اصلی ممیزی تشکیل تیم ممیزی است که هدف از آن بررسی دقیق تر ابعاد مختلف است. ابتدا باید ما یک تیم که بتواند نسبت به موضوع ممیزی آگاهی و دانش دارند تشکیل دهیم,اعضای این تیم از یک  نفر به بالا بستگی به نوع سازمان و کسب وکار و بزرگی و کوچکی آن تقسیم بندی می شود. هرچه که این موضوع بیشتر و با دقت انتخاب گردد می تواند اثر بخش تر باشد و باعث شود هم ممیز به طور دقیق تمامی سازمان را بررسی کند هم تمامی مطمئن شوند که سیستم سازی به طور موثر در سازمان  وجود دارد. همیشه تیم ها از یک نفر راهنما و آشنا به نوع کسب وکار انتخاب می شودکه میتواند قوانین و دستورالعمل ها و نوع کار را ارایه نماید و شخص بهتر می تواند که کسب وکار را ممیزی کند.

برنامه ممیزی

یکی دیگر از کار هایی که تیم ممیزی باید به آن توجه کند برنامه ممیزی است. برنامه ممیزی هم مانند دیگر برنامه ها در قالب مشخص برای سازمان ممیزی شونده ارسال می گردد تا با روند آشنا شود و روند را سریعتر و نظام مند تر می کند. همیشه این برنامه بگونه ای است که سازمان و افرادی که می خواهند در روند  قرار بگیرند ,بتوانند برنامه های خود را هماهنگ کنند.این برنامه از موارد زیر تشکیل میشود:ردیف,مکان,موضوع,زمان,نام اشخاص. این برنامه باید یک هفته زود تر به دست سازمان برسد تا افراد سازمان بتوانند برنامه ریزی مناسب نمایند.بیشتر برنامه ها بایستی مانعطاف پذیر باشد و ممیز و سازمان برنامه ممیزی راباهم می توانند تنظیم کنند تا به گونه ای پیش رود که مشکلی در روند ممیزی پیش نیاید.

چک لیست ممیزی

نکته دیگری که از اهمیت ویژه ای برخوردار است چک لیست ممیزی است.باید هر آنچه که باید ممیزی شود در قالب سئوالاتی تنظیم می گردد. معمولاً چک لیست یکی از ابزار های مهم است,ولی اجباری به تدوین وجود ندارد ولی بخاطر اینکه یک روند مشخص داشته باشد این چک لیست تنظیم می گردد.چک لیست ممیزی باید شامل تمامی بند های استاندارد باشد و تهیه فرم آن سلیقه ای است. چک لیست هایی که از طرف اشخاص ثالث تنظیم می گردد بصورت استاندارد شده تهیه می شود,ولیچک لیست های داخلی و ممیزی شخص دوم بسته به نیاز سازمان تنظیم می شود و هر چه که این چک لیست به جزئیات بپردازد در پیدا کردن مشکلات سازمان موفق تر عمل خواهد کرد و می شود با این چک لیست راهنما اجرای برنامه را نیز به مخاطب ارایه نمود.

جلسه ممیزی

از آداب جلسه ممیزی میتوان به ارسال طرح ممیزی,تشکیل تیم,جلسه افتتاحیه,اجرای برنامه ممیزی,ثبت عدم انطباق ها,جمع بندی و جلسه اختتامیه اشاره کرد.در فرآیند ممیزی سازمان همیشه باید از یک CB یا شرکت گواهی دهنده که اعتبار خود را از یک AB دارد بخواهد تا کار ممیزی را انجام دهد.بسیاری از مشاوران معتقدند که اصلی ترین بخش فرآیند ممیزی,آموزش ممیزی و آموزش سیستم است چون اگر این قسمت به درستی در سازمان اجرا شود تمامی افراد در تمامی واحد ها کاملا متوجه این خواهند شد که ممیزی چیست؟و چه کمکی به سازمان میکند.

با توجه به اهمیت موضوع ممیزی باید توجه داشت سیستمی که مورد ممیزی قرار گرفته است میبایست بطور صحیح پیاده سازی گردد و برنامه ها و آموزش هایی که برای ممیزی تهیه می گردد نیز میبایست توسط تیمی خبره ارائه گردد.

گروه مهندسین مشاور نور (مدیرفا) مفتخر است اعلام کند از سال ۸۷ تا کنون با پیاده سازی سیستم های مدیریتی اثربخش در خدمت شما عزیزان جهت آموزش و برنامهه ریزی ممیزی های سیستم های مدیریتی سازمان محترمتان می باشد.

جهت دریافت مشاوره رایگان با ما تماس بگیرید.