ارزیابی عماکرد
مشاوره رایگان

با کارشناسان ما در مدیرفا تماس بگیرید تا مشاوره رایگان در زمینه ارزیابی عملکرد دریافت نمایید.
02188764867 – 02188761795

مشاور ایزو

ارزیابی عملکرد بر اساس روش کارت های امتیازی متوازن

ارزیابی عملکرد صحیح سازمان را به در راستای دستیابی به قله های رفیع تعالی سوق می دهد. استراتژی شریان حیات سازمان است ، چرا که در هر سازمان این استراتژی است که نحوه دستیابی سازمان به اهداف و ماموریت ها و چشم انداز ها را مشخص می کند و می تواند از سویی سازمان را در قله های رفیع تعالی قرار دهد یا از سویی می تواند سازمان را به سمت نزوب کشاند هر چند هم استراتژی مناسب تعریف شده باشد.

عدم ارزیابی نامناسب داده هایی که از پرسنل و فرایند ها استخراج می گردد یکی از عمده دلایلی است که علیرغم تعریف مناسب استراتژی می تواند منجر به انحراف سازمان از اهداف خود شود. این ارزیابی مناسب می تواند چندیدن علت صورت پذیرد:

  • تمرکز بر ارزیابی پرسنل به جای ارزیابی سیستم و فرایند های آن
  • عدم تعریف صحیح فرایند ها در سازمان
  • عدم بکارگیری روش های مناسب برای ارزیابی عملکرد

تمرکز بر سیستم و فرایند های آن

” سازمانی که تمرکز بر ارزیابی پرسنل داشته باشد ، به مرگ خود نزدیک می شود.”

ویلیام ادوارد دمینگ ، از بنیان گذاران مدیریت کیفیت جامع

زمانی که تمرکز بر ارزیابی پرسنل بالا باشد ، پرسنل یا کارایی را فدای اثربخشی یا اثربخشی را فدای کارایی می کنند. کارایی مفهومی است که برای میزان هزینه و منابع صرف شده برای انجام یک واحد کار مصرف می شود ، بیان شده. اثربخشی نیز مفهومی است که برای پاس کردن استاندارد های لازم کار بیان شده است.

پس زمانی که بیان می شود پرسنل کارایی را از دست می دهند بدین معناست که جهت انجام شاید اثربخش کار منابع زیادی را صرف می کنند و زمانی که در خصوص از بین رفتن اثربخشی صحبت میکنیم این است که پرسنل شاید هزینه کتری را برای انجام کار بپردازند اما حتی کار نمی تواند استاندار های لازم را پاس کند.

بر این اساس میبایست ارزیابی عملکرد از پرسنل به ارزیابی عملکرد فرایند ها تغییر یابد تا در وهله اول کارایی و اثربخشی بهبود یابد و در وهله دوم بهبود مستمر در دستیابی به اهداف میسر گردد.

تعریف فرایند های سازمان

غالبا در سازمان های ایرانی دیده می شود در خصوص فرایندی (به عنوان مثال خرید) با پرسنل سازمان صحبت می شود ، می گویند ما در این فرایند وظیفه ای نداریم و به عهده واحد خرید است. زمانی که در از فرایند در سازمانی صحبت می شود ، بدین معناست که مجموعه از واحد های در فرایندی خاص برای دستیابی به هدفی مشترک فعالیت می کنند و این فرایند ها هستند که اجزا سیستم را تشکیل می دهند.

پس برای آنکه بدانیم سیستم چگونه در دستیابی به اهداف خود بر اساس استراتژی ها عمل می کند باید در مورد فرایند ها و نحوه ارزیابی آنها با استفاده از شاخص مناسب سخن بگوییم.

روش مناسب برای ارزیابی عملکرد

جدا از اینکه بسیاری از روش های ارزیابی های عملکرد بر اساس ارزیابی پرسنل پایه ریزی شده اند و باید از بکارگیری این روش ها پرهیز نمود ، بسیاری از روش های دیگر مبتنی بر فرایند بر شاخص های صرفا مالی متمرکز است.

در روش ارزیابی عملکرد مبتنی بر کارت های امتیازی متوازن ، استراتژِی به 4 منظر تقسیم می شود:

  • مالی
  • مشتریان
  • فرایند های داخلی
  • رشد و یادگیری

در این روش برای هر یک از منظر های فوق الذکر شاخص هایی در راستای دستیابی به اهداق بر اساس استراتژی مشخص شده توسط مدیریت استراتژیک سازمان تعریف می گردد و پیشرفت هر شاخص طی بازه های زمانی مشخص توسط صاحبین فرایند مشخص می گردد.

مزیت رقابتی این در میان انبوهی از روش های اندازه گیری ، در نظر گرفتن سازمان در 4 منظر است که دارای توالی منطقی می شود. بدین صورت که بهبود فرایند های رشد و یادگیری منجر به بهبود فرایند های داخلی سازمان ، بهبود فرایند های داخلی سازمان منجر به بهبود ارتباطات با مشتری و بهبود رضایت و ارتباط با مشتری منجر به بهبود شاخص های مالی می شود.

از سویی از روش امکان گزارش گیری های منظم از پیشبرد شاخص ها را فراهم می آورد و می توان اثربخشی اقدامات و فعالیت های را برای پیشبرد اهداف رصد نموده و در صورت اثربخش نبودن اقدامات سریعا تصمیمات جایگزین را اتخاذ نمود.

بر اساس گزارشات موسسه Bain and Company سازمان ها به علت موارد ذیل اقدام به اتخاذ متد کارت های امتیازی متواز می کنند:

  • شفاف سازی یا به روز رسانی استراتژی سازمان
  • تبدیل اهداف استراتژی به اهداف بلند مدت
  • رصد عناصر اصلی استراتژی
  • تخصیص منابع صحیح به اهداف استراتژیک
  • تسهیل مدیریت تغییرات در سامان
  • رصد عملکرد فرایند های سازمان
  • افزایش درک پرسنل در خصوص فهم استراتژِی سازمان

خدمات مدیرفا در حوزه ارزیابی عملکرد

گروه مشاورین مدیریت نور (مدیرفا) در راستای دستیابی سازمان ها به اهداف خود در بستر استراتژی با استقرار مناسب سیستم ارزیابی عملکرد مناسب برای سازمان شما در کنارتان خواهد بود.

فازاول: آماده سازی

در اين مرحله پس از شناخت كلي سازمان لازم است تا اهداف، ابعاد و قلمرو نظام  تعريف شده و همه ذينفعان در مورد آن اتفاق نظر و توافق داشته باشند. به ويژه لازم است تا مديران ارشد مجموعه با اين فرآيند همراه شوند چرا كه ذينفعان مستقيم فرآيند مي باشند.

در صورتی که فرایند های سازمان تعریف نگردیده باشند ، همزمان با انجام ادامه فاز میبیاست طی مصاحبه های متعدد فرایند های سازمان شناسایی شده و بر اساس فرایند های شناسایی شده طی گام های آتی سنجه های کلیدی عملکرد تعیین و تبیین شوند.

همچنين تيم اجراي پروژه تشكيل و الزامات شروع كار فراهم مي گردد. در اين مرحله آموزش هاي اوليه نيز براي تيم برگزار مي گردد. به طور كلي دراين مرحله فعاليت هاي زير صورت مي گيرد:

  • طرح ريزي تفصيلي پروژه
  • تشكيل گروه هاي كاري مورد نياز
  • آموزش هاي اوليه
  • بررسي اركان جهت ساز سازمان (ماموريت، چشم اندز و استراتژي هاي سازمان)

دوره های آموزشي مورد نياز:

مديران ارشد :

  • دوره اموزشي عنوان تشريح كليات BSC

كارشناسان:

  • دوره آموزشي نحوه تدوين نقشه استرتژي
  • دوره اموزشي اجراي استرتژي ا با استفاده از مدل BSC

فاز دوم : اهداف استراتژیک و ترسيم نقشه استراتژی

در اين مرحله پس از تدوين مقاصد و مضامين استراتژيك، اهداف استراتژيك كه تحقق ماموريت، چشم انداز و استراتژي هاي سازمان را ميسر مي سازد تعيين مي شود. سپس با در نظر گرفتن روابط  علت و معلولي بين منظرها و اهداف استراتژيك، نقشه استراتژي سازمان توسعه مي يابد. بنابراين در اين مرحله فعاليت هاي زير انجام  مي گيرد.

گام 1- تعريف مقاصد استراتژيك(منظور از مقاصد استراتژيك ، تعريف اهداف  2تا  3ساله سازمان در قالب عبارت مالي و بازار با توجه به چشم انداز سازمان است).

  • بررسي و مطالعه چشم انداز و مأموريت سازمان
  • بررسي و مطالعه طرح ها و مستندات استراتژي سازمان و تحليل ذينفعان
  • مصاحبه با مديران ارشد سازمان به منظور اخذ نظرات و ديدگاه هاي آنها
  • تعريف و تصويب مقاصد استراتژيك سازمان

گام 2- شناسايي و تعريف مضامین استراتژيك

مضامین استراتژيك، فرآيندهای کلیدی برای تحقق استراتژی ها مي باشند.

گام 3- تعريف اهداف استراتژيك

پس از تدوين استراتژي، لازم  است اين استراتژي به مولفه هاي كوچك تري تقسيم شوند.

اين مولفه اهداف نام دارند. اهداف قسمت هاي اساسي استراتژي هستند.

  • تعريف اهداف استراتژيك و تخصیص اهداف فوق به هر يك از چهار منظر کارت امتیازی متوازن
  • تعیین فاکتورهای کلیدی موفقیت (تعیین عوامل حیاتي موفقیت ) و دستیابي و دسته بندی آنها درجنبه های بدست آمده.

گام  3- ترسیم نقشه استراتژی

در اين گام نقشه استراتژيکي از استراتژی کلان سازمان ترسیم مي شود. که نشان خواهد داد چگونه اهداف با يکديگر در تعاملند و بر يکديگر تاثیر مي گذارند.

نقشه استراتژيك با استفاده از اطلاعات گام قبل و چارچوب کارت امتیازی متوازن ترسیم مي گردد. هريك از اهداف بايد دريکي از بخش های چهارگانه مدل  BSC قرارگیرند.

  • ايجاد مجموعه ای از معیارهای متوازن برای دستیابي به اهداف
  • تعیین و درك روابط علت و معلولي میان اهداف استراتژيك و تهیه و تدوين مدل اولیه نقشه استراتژی
  • برگزاری کارگاه يك روزه با مشارکت تمامي مديران ارشد و میاني به منظور بررسي اهداف استراتژيك و نقشه استراتژی تدوين شده و توافق بر روی آن

فاز سوم: ترجمه استراتژی به اصطلاحات عملياتي و تعریف سنجه ها و تعيين اهداف كمي و شناسایي، ترسيم و اولویت بندی ابتكارات كليدی مورد نياز

در اين مرحله براي هدف استراتزيك تعيين شده در مرحله قبل سنجه يا سنجه ها تعيين مي گردد. نظام مديريت استراتژي بايد مجموعه اي از سنجه هاي پيشرو و پسرو را شامل گردد. سنجه هاي مختلفي مي توان در اين مرحله استخراج نمود كه لازم است اين سنجه ها با توجه به بعضي ويژگي ها اولويت بندي و پالايش شوند. سپس براي سنجه هاي انتخاب شده شناسنامه تهيه مي گردد، كه شامل اطلاعاتي در خصوص سنجه و نحوه جمع آوري اطلاعات در مورد سنجه مي باشد. از اهداف كمي در زمان برنامه ريزي براي تعيين نتايجي كه سازمان بايد به آن برسد، استفاده مي شود و در زمان ارزيابي با استفاده از آنها نتايج اندازه گيري معني دار مي شود. در اين مرحله اهداف كمي براي سنجه ها تعيين مي گردد. همچنين در اين مرحله اقدامات استراتژيك يا ابتكارات لازم براي تحقق اهداف و چشم انداز سازمان تعيين مي گردد. هدف از اين مرحله توسعه و اولويت بندي ابتكاراتي است كه سازمان را در دستيابي به اهداف ياري مي كند. فعاليت هاي لازم در اين مرحله به شرح زير مي باشند:

  • تسهیل گری تعیین سنجه ها
  • تهیه شناسنامه سنجه ها
  • تسهیل گری تعیین اهداف کمي
  • تسهیل گری در تهیه و تدوين فهرستي از ابتکارات موجود در شرکت و تخصیص ابتکارات فوق به اهداف استراتژيك
  • تسهیل گری در حذف ابتکارات غیر استراتژيك و در صورت نیاز شناسايي و تعريف ابتکارات جديد
  • تسهیل گری در اولويت بندی ابتکارات استراتژيك

فاز چهارم: سيستم گزارش عملكرد و بازنگری استراتژی ها

گام هاي اصلي اين مرحله عبارتند از:

  • طرح ريزی سیستم گزارش عملکرد
  • برگزاری جلسات تحلیل عملکرد و بازنگری نقشه استراتژی ها
  • ايجاد داشبورد استراتژيک

در نهایت بطور سالانه مشاورین تیم در جهت باز مهندسی شاخص ها و تعریف شاخص های مجدد جهت ایجاد بهبود مستمر در راستای دستیابی به اهداف بر اساس استراتژی های سازمان شما در خدمتتان خواهند بود.

مشاوره رایگان

نیاز به مشاوره رایگان دارید؟….
با ما تماس بگیرید
02188764867 – 02188761795

اگر تا بحال اقدام به ارزیابی عملکرد فرایند های سازمان خود ننموده اید ، ما در این مسیر شما را یاری خواهیم داد.

تذکر مهم

مراقب سازمانهای بی مجوز و کلاه بردار باشید.
مطمئن باشید اگر سازمانی به شما گواهینامه ایزو بدون پیاده سازی در سازمان شما و انجام ممیزی می دهد حتما کلاه بردار است.