0
(0)
سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار
مشاوره رایگان

با کارشناسان ما در مدیرفا تماس بگیرید تا مشاوره رایگان در زمینه پیاده سازی سیستم مدیریت کسب و کار دریافت نمایید.
02188764867 – 02188761795

راه اندازی سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار

سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار

چرا به سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار نیاز دارید؟

هر کسب و کار و هر سازمانی متشکل از مجموعه ای از فرایند هاست. به واسطه این فرایند ها چرخ اقتصادی کسب و کار و سازمان  و تولید ارزش آن در گردش است. این فرایند ها در کنار هم سیستم یا همان سازمان شما را میسازد تا در انتها نیازها و انتظارات مشتریان و کارفرمایان توسط این سیستم تبدیل به ارزش تولیدی توسط سازمان شما شود ، رضایت مشتریان و طرف های ذینفع را جلب نماید و در آخر ور سازمانی به وجود آورد.

هر کدام از این فرایند ها مجموعه ای از فعالیت ها را شامل می شوند که در حصول خروجی فرایند ها به مطلوب سازمان و مطلوب مشتری می انجامند و  در واقع ایجاد بهبود در هر کدام از این فعالیت هاست که منتج به بهبود فرایند ها و در نهایت بهبود رضایتمندی مشتریان و سود آوری سازمان می گردد.

تعداد و پیچیدگی فرآیندهای سازمانی امکان مدیریت آنها به صورت کاغذی و دستی را بیش از پیش دشوار نموده به خصوص در زمان امروز دنیا و کسب و کارها ، این موضوع  نیاز به سیستمی نمودن و تولید یک نرم افزار برای مدیریت این فرایندهای را در سازمان روشن و مبین مینماید و این نیاز از همیشه و گذشته بیشتر و بیشتر درک میگردد.

و یا در نظر بگیریر مدیریت فرآیند های کسب و کار یا همان BPM  را درسازمان خود اجرا نموده اید و اکنون در فاز پیاده سازی نرم افزاری هستید.

یک سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار مناسب می تواند تمامی نیاز های شما را در مکانیزه کردن فرآیند های شما، بر آورده نماید.

چند سالی است که نرم افزار سازمانی یا سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار (BPMS) در میان سازمان های ایرانی جای خود را پیدا کرده و در حال گسترش میان سازمان ها می باشند. برخی سازمان ها بدون در نظر گرفتن محدودیت ها ، فرایند های مورد نیازشان و نحوه سیستم سازی اقدام به پیاده سازی سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار های اداری با هزینه های گزاف می نمایند.

معرفی نرم افزار سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار یا معرفی BPMS

سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار

استفاده از نرم افزار سازمانی همیشه یکی از راه حل های بهبود در سازمان  در جهت  کاهش زمان اجرای فرآیند ها، افزایش بهره وری، استفاده از تمامی امکانات و … بوده است. پیشنهاد تیم مدیرفا ما به مدیرانی که به دنبال اتوماسیون فرآیند های خود و استفاده از نرم افزار سازمانی در سازمان هستند، استفاده از نرم افزار های BPMS است. سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار یا BPMS ها، قدرت بالایی در مکانیزه کردن فرآیند های تعریف شده در سازمان دارند. نرم افزار های مدیریت فرآیند در ابتدا تنها به عنوان یک اتوماسیون اداری جهت گردش نامه ها مورد نیاز بودند و توسط سازمان ها استفاده می شدند. اما رفته رفته از نیمه دوم دهه 90 میلادی، بر اساس نیاز بازار، مدیریت فرآیند ها به این دسته نرم افزار ها اضافه گردید. اکنون با استفاده از نرم افزار های BPMS شما می توانید تمامی فرآیند های خود را از قالب سنتی و کاغذی خارج نموده و در قالب نرم افزار آن ها را اجرا کنید.

چرا باید از BPMS ها استفاده کنیم؟

تیم مدیرفا بر اساس تجربه مشاوره و استانداردسازی خود از سال 1387 ، به اهمیت نیاز سازمان ها به سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار پی برده است. فرض کنید شما مدیر یک سازمان هستید و فرآیند های سازمان بر اساس تصمیمات شما پیش می رود. آیا نیاز است که در تمام زمان کاری سازمان جهت تصمیم گیری و ابلاغ تصمیمات در سازمان حضور داشته باشید؟ و هم چنین آیا امکان گزارش گیری از فرآیند ها در هر لحظه دلخواه را خواهید داشت؟ علاوه بر این شناسایی گلوگاه های فرایند ها و وضعیت عملکرد فرآیند های سازمان خود را به چه نحوی انجام می دهید؟

از طرف دیگر آیا پرسنل سازمانی در همه فرآیندها الزامات و روش های اجرایی فرآیندها را میدانند و بدوت اشکال اجرا مینمایند؟ چه مقدار زمان برای آموزش هر نفر در هر فرآیند باید کنار بگذارید؟ اگر آن فرد از سازمان رفت برای نفر بعدی هم باید تکرار نمایید؟ برای نفر شوم چطور؟

در صورت استفاده از یکی از نرم افزار های bpms یا نرم افزار سازمانی ، تمامی موارد فوق در به صورت کاملا کاربردی، ساده و قابل درک و متاسب برای مصرف برای شما فراهم خواهد بود. دیگر برای کارهای تکراری و زمان بر بی فایده نیازی به حضور در سازمان نخواهید داشت. تمامی درخواست ها و مواردی که نیاز به تصمیم گیری شما دارند، در کارتابل شما به روی تلفن همراه یا تبلت یا لپ تاپ، نمایش داده می شود. بر اساس داده هایی که نرم افزار به شما می دهد، می توانید فرآیند ها و فعالیت های زمان بر را شناسایی نمایید و گلوگاه ها را بهبود بخشید. تنها با یک کلیک بدون نیاز به جمع اوری کوهی از کاغذ ها و داده های انباشته شده در سیستم های مختلف سارمان در اکسل ها یا اکسس های مختلف، می توانید به گزارش فرآیند ها درسترسی داشته باشید. این ها تنها بخش کوچکی از دغدغه های شماست که bpms  ها برای شما برطرف می نماید.

سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار

خدمات تیم مدیرفا در راه اندازی BPMS

در حال حاضر ایجاد سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار بسیار پرطرفدار می باشد زیرا که می توان کارهای روتین سازمان و بروکراسی ها یا به اصطلاح کاغذ بازی ها را به حداقل برساند و از سویی خطاهای انسانی را به حداقل برساند در خالیکه بسیار ساده تر و کاربردی تر از نسل ERP ها هستند و برای تهیه و تغییر آنها زمان و هزینه بسیار کمتری مصرف میگردد . برایند چنین پروژه هایی کاهش خطاهای انسانی ، ایجاد سیستم خطاناپذیری و کاهش چشمگیر زمان اجرای فرایند های اداری است.

فاز اول : تهیه مدل فرایند های کسب و کار

اما تنها این که سیستم موجود سازمان و فرآیندهای فعلی را به نرم افزار تبدیل نمود گره گشا نیست چرا که هر فرایند میبایست مجموعه از الزامات را در خود جای دهد تا فرایند به شکل استاندارد پایه ریزی گردد پس صرفا داشتن یک اتوماسیون اداری ( سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار) نمی تواند منجر به تعالی گردد و در واقع این دید فرایندی و سیستمی است که میبایست پایه ای برای سیستم مدیریت فرایند های کسب وکار ایجاد کند.تیم مدیرفا با سابقه و تجربه فراوان در سیستم سازی و استانداردسازی این مرحله را با قدرت و با تکیه بر دانش و علم نوین بین المللی به بهترین نحو در سازمانها ارائه مینماید.

این مرحله دارای کامهای ذیل میباشد:

گام 1 – طرحریزی فرایند ها

گام 2 – تهیه مدارک متناسب با فرایند ها

گام 2 – ایجاد شاخص های مناسب برای فرایند ها

گام 3 – مشخص کردن داشبورد های مناسب برای ارزیابی شاخص ها

جهت مطالعه جزئیات بیشتر این فاز کلیک کنید

فاز دوم : انتخاب سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار متناسب با سازمان

گام 1 -در این مرحله بر اساس تعداد پرسنل سازمان ، تعداد فرایند های تعریف شده در سازمان ، پیچیدگی فرایند ها و فرایند هایی که بر اساس نظر مدیریت نیاز است که در سیستم مدیریت فرایند های کسب و کارجای بگیرد ، نرم افزار انتخاب می شود.

گام 2 – برگزاری کلاس های آموزشی برای پشتیبانان سیستم ، به جهت یادگیری مفاهیم اولیه سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار انتخاب شده به منظور چگونگی در تغییر در تنظیمات نرم افزار تا در صورت ایجاد تغییر در مدل پشتیبانان بتوانند سیتسم را تنظیم نمایند.

فاز سوم : اجرای مدل فرایند تهیه شده در نرم افزار

گام 1 – پس از انتخاب  سیستم مناسب مدیریت فرایند های کسب و کار میبایست بومی سازی سیستم بر الزامات سازمان شما اعم از تغییر و بازنویسی برخی کد های نرم افزار بر اساس مدل فرایند ها  انجام گردد. سپس فرایند در نرم افزار بطور نمونه چندین بار اجرا می گردد.

گام 2 – تعریف داشبورد های مناسب ، در این مرحله بر اساس فرایند های شناسایی شده در فاز1 تیم پروژه اقدام به  درج داشبورد شاخص های مناسب و طراحی شده  برای تحلیل فرایند ها نموده و حدود قابل قبول هر شاخص را درج می نماید.

فاز چهارم : شناسایی باگ های موجود در سیستم و رفع آنها جهت بهبود

پس از اجرای موفقیت آمیز آزمایشی فرایند در نرم افزار ، نرم افزار بطور کامل در سازمان مستقر گردیده طی مدت زمانی مشخص باگ ها شناسایی شده و نقاط بهبودی که می تواند به بهتر اجرا شدن فرایند کمک کند در نرم افزار اصلاح می گردند.

در نهایت هدف از پیاده سازی چنین پروژه هایی دستیابی به موارد زیر است:

  • کاهش خطاها
  • کاهش زمان انجام فعالیت ها
  • بهبود سیستم نظارت
  • تحلیل نقاط قابل بهبود فرایند
  • تسهیل در ایجاد تغییر

لازم به ذکر است که تیم مدیرفا در ادامه راه در خدمت شما بوده تا پشتیبانی های مورد نیاز تحلیل ، بهبود و باز مهندسی فرایند ها را ارائه نماید.

چند درصد سازمان های ایرانی از BPMS استفاده می کنند؟
چند درصد سازمان های ایرانی تمایل دارند تا از BPMS استفاده کنند؟
چند درصد سازمان های ایرانی تا آخر سال 1401 از BPMS ها استفاده خواهند کرد؟

اما BPMS یا نرم افزار سازمانی چیست؟

تا کنون از مزایا و فواید نرم افزار های BPMS صحبت کردیم. اما در اینجا به معرفی BPMS ها می پردازیم. BPMS مخفف شده نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار یا سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار می باشد. BPMS ها ابزار نرم افزاری هستند که برای بهبود فرآیند های یک سازمان از طریق تعریف، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرآیند های کسب و کار استفاده می شوند. به عبارت دیگ BPMS ها نرم افزار هایی هستند که به سازمان اجازه می دهند فرآیند های تکرار شونده کسب و کار خود را مدیریت، خودکار سازی و بهینه سازی نمایند. نرم افزار های مدیریت فرآیند کسب و کار به صورت معمول متشکل از یک فرم دیجیتالی قابل تنظیم جهت جمع آوری داده ها و یک گردش اطلاعات خودکار جهت پردازش داده ها می باشد. بدین صورت که تمامی فعالیت ها از طریق نرم افزار و در کارتابل پرسنل اجرا شده و انتقال داده ها و اطلاعات در بستر فضای ابری و فضای اینترنت جابجا و منتقل می شوند. کاربران تعریف شده می توانند درخواست ها و فعالیت ها را حتی از طریق تلفن همراه خود، با استفاده از نام کاربری و رمز های تعریف شده، اجرا نمایند. این موضوع الزام حضور فیزیکی همیشگی در سازمان ها را از بین برده و ثبت داده ها را به صورت اجتناب ناپذیری، به صورت الزامات تعریف شده، اجرا می نماید. بدین صورت تنها در ظرف کمتر از چند دقیقه به تمامی داده های سازمان خود دستری خواهید داشت.

BPMS چیست؟

انواع نرم افزار های BPMS یا نرم افزار سازمانی قابل ارائه توسط تیم مدیرفا

نرم افزار کموندا

نرم افزار Camunda یکی از پلت فرم های مناسب برای مدیریت فرآیند کسب و کار می باشد که برای گردش کار و اتوماسیون فرآیند ها طراحی شده است. نرم افزار CAMUNDA یک نرم افزار متن باز می باشد. کموندا دارای ابزار های مناسب تعریف و ایجاد گردش کار است. در صورت نیاز می توانید خدمات راه اندازی فرآیند ها در نرم افزار کموندا را از تیم مدیرفا دریافت نمایید.

نرم افزار bizagi

نرم افزار BPMSبیزاجی یکی از نرم افزار های مدیریت فرآیند کسب و کار است که میتواند در این حوزه سازمان ها را یاری نماید. لایسنس این نرم افزار بدون محدودیت کاربر توسط تیم مدیرفا قابل ارائه است. هم چنین امکان راه اندازی و اجرای فرآیند ها در این نرم افزار از خدمات قابل ارائه تیم مدیرفا می باشد. به صورت خلاصه از دو طریق می توانید از خدمات تیم مدیرفا بهره مند شوید :

  1. لایسنس نرم افزار بیزاجی بدون محدودیت کاربر ( کارآمد ترین نسخه نرم افزار ارائه می شود)
  2. خرید لایسنس نرم افزار و اجرای فرآیند ها در نرم افزار

در صورت خرید صرفا لایسنس، صرفا نرم افزار بیزاجی بدون محدودیت کاربر به شما ارائه می گردد. در این صورا راه اندازی فرآیند ها، تعریف فرآیند ها، تعریف قوانین تصمیم گیری، تعریف کارتابل پرسنل و … بر عهده شما خواهد بود. ولیکن در صورتی که علاوه بر خرید نرم افزار، درخواست خدمات راه اندازی و اجرای فرآیند ها در نرم افزار را نیز داشته باشید، تیم مدیرفا آماده ارائه خدمات مذکور در سازمان شما می باشد.

نیازمندی های پیاده سازی bpms چیست؟

جهت پیاده سازی bpms ابتدا باید از مناسب بودن و استاندارد بودن فرآیند ها اطمینان حاصل کرد. چرا که مکانیزه کردن فرآیند های اشتباه، تنها سرعت اشتباه کردن و تعداد اشتباهات را بالا میبرد. پس در ابتدا باید فرآیند های خود را استاندارد کرده و از طرح ریزی مناسب آن ها اطمینان پیدا کنید. سپس پیشنهاد می گردد که فرآیند های خود را مدل سازی کرده تا از مناسب بودن آن اطمینان حاصل نموده و زبان مشترکی هم بین ذی‌نفعان فرآیند و هم برای سهولت در استفاده از نرم افزار و اتوماسیون فرآیند ها، ایجاد گردد.

مشاوره رایگان

نیاز به مشاوره رایگان دارید؟….
با ما تماس بگیرید
02188764867 – 02188761795

اگر تا بحال سیستم های مدیریت فرایند های کسب و کار و سازمان خود را مستقر ننموده اید ، در مسیر پیاده سازی آنها با شما هستیم.

امتیاز به این مطلب

روی ستاره ها برای امتیاز دادن کلیک کنید.

میانگین امتیاز 0 / 5. تعداد رای ها 0

هنوز کسی به این مطلب امتیاز نداده است.