با ویروس کرونا ، چگونه از راه دور چابک بمانید

دورکاری |چابک کاری| ویروس کرونا |کرونا | اصول چابک کاری

با ویروس کرونا ، چگونه از راه دور چابک بمانید

مقدمه :

در راستای  سرعت بخشیدن به کارها باید تیم هایی در سازمان ایجاد نمود  . مطالعات  نشان می دهد تیم هایی که در سازمان  با هم کار می کنند ، از بهره وری و اثربخشی بالاتر و تصمیم گیری بهتری برخوردار هستند. آیا با وجود ویروس کرونا اعضای تیم که در مناطق دور افتاده کار می کنند هنوز هم چابک هستند؟

پاسخ مثبت است . تحقیقات نشان داده است که چابک کاری از راه دوره باعث کنترل اسان تر کارها می گردد.

اصول چابکی با کار از راه دور :

1) اولویت بندی اصولی و محکم:

اولویت بندی کارهای عقب افتاده و اصلاح مداوم آنها این اطمینان را حاصل می نماید که افراد و تیم ها حتی در صورت دور بودن بتوانند روی با ارزش ترین مسائل سازمان کار نمایند.

2) ایجاد تیم های چند تخصصه ((CFT :

تیم های کوچک چند تخصصه باانعطاف پذیری بالا ایجاد نموده تا در صورت هر گونه تغییربرنامه ، قابلیت بهترین بازدهی را داشته باشند.

3) برگزاری جلسات:

برگزاری جلسات بصورت منظم کمک می کند تا اطمینان حاصل گردد که همه افراد همسو هستند و وقتی افراد در خانه کار می کنند با هم همکاری می نمایند.

4) رهبری چابک:

رهبران خوب بر روی نتایج و اهداف مشخص تمرکز می نمایند و به تیم ها این امکان را می دهند که دید مشترکی برای پیشبرد اهداف داشته باشند.

در اصل ، چابک مجموعه ای از ارزش ها ، اصول و رفتارهای فرهنگی است ، نه مجموعه ای از شیوه های خاص. تیمهایی که به اصول وفادار مانده اند ، می توانند تا زمانی که زندگی و تجارت به الگوهای عادی تر برگردد ، مؤثر عمل نمایند. در اینجا نحوه کار تیمها به گونه ای است که باید تلاشهای خود را نشان دهند.

حفظ هم ترازی

همانطور که قبلاً مشاهده کردیم ، تیمهای چند تخصصه هسته هر سازمان چابک هستند. توانایی عمل به طور خود مختار باعث ایجاد خلاقیت می شود و به تیم ها این امکان را می دهد تا سریع تصمیم بگیرند. اما درجه بالایی از استقلال فقط در شرایطی ایجاد می گردد که میزان هم ترازی زیادی در تیم ها و در بین تیم ها نیز وجود داشته باشد .

وظیفه رهبران در حفظ هم ترازی

رهبران چابک باید به طور مضاعف اطمینان حاصل نمایند که تیم ها در راستای استراتژی و اولویت های شرکت حرکت می کنند. رهبران نیاز دارند تا ارتباط برقرار کنند ، دلیل و چرایی را توضیح دهند تا اعضا روی اهداف تیم خود و ارتباط آنها با اهداف تجاری بزرگتر متمرکز شوند. در مواقع حواس پرتی ، وقتی تیم ها از نظر جسمی از هم جدا می شوند ،حفظ هم ترازی از هر زمان دیگری اهمیت بیشتری می یابد

اولویت بندی ارتباطات سازمانی

ارتباطات منظم به ایجاد ساختار و عادی بودن یک روز کاری از راه دور کمک می نماید. رهبر سازمان در هفته بین  60 تا 90 دقیقه جلسات تیمی برای بحث در مورد پیشرفت ، برنامه های پیش بینی هفته آینده ، شناسایی هرگونه خطرات یا مشکلات در حال ظهور برگزار می نماید.

بر قراری ارتباط با هریک از اعضا باید روزانه بین 15 تا 30 دقیقه باشد. در این زمان رهبر سازمان به  بررسی روند پیشرفت از دیروز ، برنامه ریزی برای امروز و شناسایی مشکلات می پردازد. علاوه بر این ، جلسات مجازی (استفاده ازویدیو کنفرانس در صورت امکان) و پیام رسانی فوری در صورت لزوم برای گپ زدن با همکاران در مورد کار و سایر موارد استفاده می شود

استفاده از ابزارهای ارتباطی

امروزه ابزارهای مجازی وسیستم عامل های پیام رسان زیادی وجود دارد و آنها می توانند به شما کمک نمایند. استفاده از ابزارهای کنفرانس مانند Webex و Zoom برای ارتباط های صوتی و تصویری در نظر بگیرید.

شرکت های بزرگتر می توانند از شبکه های خصوصی مجازی خود استفاده نمایند. برقراری ارتباط مداوم در ساعات کاری می تواند ارتباطات غیر رسمی و رسمی را بین اعضای تیم تسهیل نماید. تماس های مکرر یا کنفرانس در روزهای اولیه کار از راه دور می تواند به افراد کمک کند تا با یک روش جدید تعامل سازگار شوند

فرهنگ یک تیم صمیمی را بسازید

فرهنگ سازی یکی از دشوارترین مراحل کار از راه دور و مهمترین می باشد. فرهنگ یک جنبه نامشهود اما مهم در محیط کار است و هنگامی که تیم ها از نظر جسمی پراکنده می شوند ، فرهنگ به راحتی از بین می رود.

رهبران خوب به دنبال روشهای ابتکاری برای ایجاد فرهنگ  مناسب و صمیمی برای اعضای تیم هستند. یک راه دعوت اعضای تیم به محیط کار جدید رهبران است. رهبران می توانند عکس های خود را به اشتراک بگذارند یا یک سفر مجازی را در اتاق کار خود در خانه یا حتی خانه و محله انجام دهند.

 یک دلی:

برخی از افراد نسبت به سایرین ، در مورد اختلال در محیط کار خود ، با سرعت بیشتری عکس العمل نشان خواهند داد. برای مثال کسانی که دارای فرزند هستند ممکن است در خانه بیشتر از محل کار خود  کار کنند.

در نظر بگیرید که عکس العمل افراد در مورد این وضعیت متفاوت خواهد بود  و در مورد دیدگاههای و مشکلات خود در دورکاری به صورت علنی با یکدیگر صحبت نمایید. اعضای تیم که از شرایط یکدیگر آگاه هستند می توانند تا زمانی که زندگی و تجارت به حالت عادی خود برگردد مؤثرتر عمل نموده و به همکاران خود کمک نمایند.

شفافیت:

در شرایطی که تنها چیزی که به نظر قطعی است عدم اطمینان است ، رهبران باید تلاش بیشتری کنند تا بصورت کاملاً و شفاف در مورد کار خود ، مهلت های جاری و پاسخ های شخصی هریک از اعضاء سازمان صحبت نمایند

سرگرمی :

گفتگوهای غیر کاری بین همکاران را تشویق کنید. این صحبت های غیر رسمی  برای حفظ روابط مهم است. همه مکالمات آنلاین نباید در مورد کار باشد.

 

در حالی که هیچ کس نمی داند بحران COVID-19 چه مدت ادامه خواهد داشت ، به نظر می رسد خیلی از سازمان ها می توانند برای چند مدت از راه دور کار نمایند. ممکن است بهره وری تحت تاثیر قرار بگیرد ولی سازمان روال کاری خود را ادامه خواهد داد.

 

 

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *